Dispacciatore di trasporti: ruolo, lavoro e software TMS per ottimizzare la spedizione

Tra chiamate telefoniche incessanti, imprevisti che si susseguono e la pressione delle scadenze, il quotidiano di un dispatcher assomiglia talvolta al numero di un equilibrista. Eppure, è proprio lui a far funzionare tutta l’attività di consegna. Senza un dispatcher efficiente, niente percorsi ottimizzati, niente clienti soddisfatti, niente redditività. Ma ecco il punto: questo centro nevralgico della logistica sta cedendo sotto il carico. Gli strumenti non hanno seguito l’evoluzione delle esigenze. Risultato? Giornate interminabili, stress permanente e processi che si basano ancora troppo spesso su Excel e il telefono. Fortunatamente, i software TMS moderni stanno rivoluzionando questo mestiere automatizzando i compiti ripetitivi e dando finalmente ai dispatcher i mezzi per lavorare serenamente. Immersione in un mestiere misconosciuto ma essenziale, e soprattutto: come la digitalizzazione cambia radicalmente le carte in tavola.

Dispatcher, cos’è esattamente?

La definizione ufficiale (e la vita reale)

Un dispatcher è la persona che pianifica, organizza e coordina tutte le consegne di un’azienda di trasporto o logistica. Il suo ruolo? Fare da collegamento tra gli ordini dei clienti, i corrieri disponibili e i vincoli operativi. Sulla carta, sembra semplice. Nella realtà, è un lavoro da giocoliere. Concretamente, il dispatcher deve:

• Ricevere e trattare gli ordini in entrata
• Assegnare le missioni ai corrieri giusti secondo le loro competenze, zone e disponibilità
• Costruire percorsi coerenti per ottimizzare tempo e distanza
• Gestire gli imprevisti in tempo reale (ritardi, guasti, assenze)
• Comunicare con i clienti, i corrieri e i team interni
• Assicurare il monitoraggio delle consegne fino al loro completamento

Il dispatcher è il direttore d’orchestra che fa in modo che tutto arrivi a buon fine, al momento giusto.

Un mestiere sotto alta pressione

La pressione è costante. Ogni minuto conta. Un corriere bloccato nel traffico, un cliente che modifica il suo slot all’ultimo minuto, un pacco urgente da inserire in un giro già chiuso… Tante situazioni che trasformano una giornata ben organizzata in un percorso a ostacoli. “Prima di Everest, passavamo il nostro tempo al telefono. Era molto dispendioso in termini di tempo e fonte di errori”, testimonia Maité Gallou, fondatrice di Licorne Express. Questa realtà, tutti i dispatcher la conoscono. E si intensifica con la crescita dell’e-commerce e l’esigenza di consegne sempre più rapide.

Le difficoltà concrete del dispatching tradizionale

Il telefono come strumento principale

In molte aziende di trasporto, il dispatcher passa ancora dalle 4 alle 6 ore al giorno al telefono. Chiamare i corrieri per trasmettere le missioni, richiamare i clienti per confermare gli slot, sollecitare i team per le prove di consegna… Questa modalità di funzionamento genera tre problemi principali:

• Perdita di tempo considerevole su compiti a basso valore aggiunto
• Rischi di errori nella trasmissione di informazioni verbali
• Assenza di tracciabilità degli scambi e delle decisioni

Issam Chaker, dirigente di Speedcare Logistics, lo conferma: “Con Everest, non abbiamo più bisogno di stare al telefono tutto il giorno come una volta.”

L’assegnazione manuale che richiede ore

Assegnare manualmente 50, 100 o 200 ordini quotidiani a una flotta di corrieri è un rompicapo permanente. Bisogna destreggiarsi con:

• Le zone geografiche di ogni corriere
• I tipi di veicoli disponibili
• Le competenze specifiche richieste (freddo, oggetti fragili, ecc.)
• Gli orari di disponibilità
• Le scadenze di consegna promesse ai clienti

Risultato? Tra 1h30 e 3h di lavoro ogni mattina solo per distribuire le missioni. Tempo che potrebbe essere dedicato a migliorare la qualità del servizio o sviluppare nuovi clienti.

La mancanza di visibilità in tempo reale

Senza sistema di tracciamento connesso, impossibile sapere con precisione a che punto sono le consegne. Il dispatcher deve:

• Chiamare regolarmente i corrieri per fare il punto
• Gestire le chiamate di clienti ansiosi che chiedono dove sia il loro pacco
• Improvvisare di fronte ai ritardi senza avere ETA affidabili

Questa assenza di visibilità genera stress per tutte le parti interessate e degrada l’esperienza del cliente.

Come un software TMS rivoluziona il mestiere di dispatcher

I software TMS (Transport Management System) trasformano radicalmente il quotidiano dei dispatcher automatizzando i compiti dispendiosi in termini di tempo e offrendo una visibilità completa sull’attività.

L’assegnazione automatica secondo regole intelligenti

Un buon software TMS permette di configurare regole di assegnazione automatiche basate sui propri criteri aziendali. Per esempio:

• Tutte le consegne nel 15° arrondissement → Corriere A
• Tutti gli ordini del cliente X → Corriere B
• Tutte le missioni urgenti prima delle 10 → Corrieri con veicolo leggero
• Tutte le consegne di più di 30kg → Corrieri con veicolo utilitario

Una volta parametrizzate queste regole, il sistema assegna automaticamente le missioni in pochi secondi. Il dispatcher mantiene il controllo per i casi particolari, ma risparmia da 1 a 2 ore al giorno su questo compito.

La notifica push che sostituisce le chiamate

Finite le telefonate per avvisare i corrieri. Con un’applicazione mobile connessa al software TMS, ogni nuova missione genera automaticamente una notifica push sullo smartphone del corriere interessato. Riceve istantaneamente:

• L’indirizzo di consegna con l’itinerario ottimizzato
• Le informazioni del destinatario
• Le istruzioni specifiche
• La fascia oraria da rispettare

Il cruscotto che dà la visione globale

Piuttosto che destreggiarsi tra Excel, email e telefono, il dispatcher accede a un’interfaccia unica che centralizza tutte le informazioni:

• Vista mappa con geolocalizzazione in tempo reale dei corrieri
• Vista lista con lo stato di ogni missione
• Vista planning per visualizzare il carico di lavoro
• Avvisi automatici in caso di rischio di ritardo

Le funzionalità chiave di un software TMS per il dispatching

Un software TMS performante per il dispatching deve proporre diversi blocchi funzionali complementari.

Ottimizzazione dei percorsi

Oltre all’assegnazione semplice, l’ottimizzazione dei percorsi permette di creare tragitti logici che minimizzano i chilometri percorsi rispettando i vincoli (fasce orarie, capacità dei veicoli, pause obbligatorie).
Concretamente, il software TMS calcola automaticamente il miglior itinerario tenendo conto di molteplici parametri: la densità di circolazione in tempo reale, le zone di consegna prioritarie, le finestre orarie imposte dai clienti, o ancora le competenze specifiche richieste per certe missioni.
Il risultato? Percorsi coerenti che riducono drasticamente i chilometri a vuoto, limitano la fatica dei corrieri e migliorano il tasso di rispetto delle fasce orarie. Alcune aziende constatano fino al 30% di risparmio di carburante semplicemente passando da una pianificazione manuale a un’ottimizzazione algoritmica.
Per il dispatcher, è un guadagno di tempo monumentale. Ciò che richiedeva 2 ore di riflessione e aggiustamenti si fa ora in pochi clic. Lo strumento propone percorsi ottimizzati che il dispatcher può ancora aggiustare manualmente se necessario, mantenendo così il controllo finale sull’organizzazione.

Tracciamento GPS in tempo reale

La geolocalizzazione dei corrieri permette al dispatcher di:

• Verificare che una missione proceda normalmente
• Calcolare ETA dinamici e avvisare i clienti in caso di ritardo
• Riassegnare rapidamente una missione urgente al corriere più vicino

Questa trasparenza trasforma la gestione degli imprevisti. Non c’è più bisogno di chiamare ogni corriere per sapere a che punto è.
Il dispatcher visualizza in tempo reale su una mappa la posizione esatta di ogni membro della sua flotta. Se un cliente chiama per sapere quando arriverà la sua consegna, la risposta è immediata e precisa piuttosto che approssimativa. Gli ETA si ricalcolano automaticamente in funzione delle condizioni di circolazione reali, permettendo di anticipare i ritardi prima ancora che diventino problematici.
Questa visibilità cambia anche il rapporto con i clienti. Finite le chiamate ansiose ogni 30 minuti. Il dispatcher può inviare proattivamente aggiornamenti di stato o proporre link di tracciamento in tempo reale, riducendo considerevolmente il carico sul servizio clienti.

Storico e tracciabilità

Ogni azione (assegnazione, cambio di stato, modifica) è tracciata con timestamp. In caso di contenzioso o per analizzare le performance, il dispatcher dispone di uno storico completo consultabile in pochi clic.
Questa tracciabilità diventa un atout maggiore durante le contestazioni dei clienti. Non c’è più bisogno di rovistare nelle email o di affidarsi alla propria memoria: il sistema conserva una traccia precisa di chi ha fatto cosa, quando e perché. Se un cliente afferma di non aver mai ricevuto la sua consegna, il dispatcher può istantaneamente ritrovare la prova di consegna, l’ora esatta, la firma o la foto del deposito.
Oltre ai contenziosi, questo storico permette di analizzare le performance nel tempo. Quali sono i corrieri più veloci? Quali zone pongono più problemi? Quali clienti generano più modifiche dell’ultimo minuto? Tutti questi dati aiutano il dispatcher a migliorare continuamente la sua organizzazione e a prendere decisioni basate sui fatti piuttosto che sulle impressioni.

Comunicazione multicanale automatizzata

Il software invia automaticamente:

• Notifiche ai corrieri durante le nuove assegnazioni
• SMS o email ai clienti per informarli dell’avanzamento
• Avvisi interni in caso di problema rilevato

Il dispatcher non deve più gestire questa comunicazione manualmente. Può concentrarsi sui casi che richiedono veramente il suo intervento.

Il profilo del dispatcher moderno

Con un software TMS, il mestiere evolve. Il dispatcher non è più un semplice distributore ma diventa un pilota strategico dell’attività. Le sue nuove missioni:

• Analizzare i dati di performance per identificare gli assi di miglioramento
• Ottimizzare in continuazione le regole di dispatching automatiche
• Gestire la relazione con i clienti ad alto valore aggiunto
• Formare i nuovi corrieri agli strumenti digitali
• Anticipare i picchi di attività grazie alle statistiche

Questa crescita di competenze valorizza il posto e riduce la penosità legata ai compiti ripetitivi.

Implementare un software TMS: quanto tempo ci vuole?

Il timore principale delle aziende: “ci vorrà molto tempo ed è complicato da implementare”. Eppure, i feedback sul campo mostrano il contrario. Sébastien de Sousa Lemos racconta: “Everest è stato molto semplice da implementare. In due giorni, abbiamo avuto il software tra le mani, abbiamo potuto inserire le nostre zone, le nostre tariffe, implementarlo sui telefoni dei corrieri. La presa in mano si è fatta in un batter d’occhio.” Le tappe tipiche dell’implementazione di un software TMS:

1. Configurazione iniziale (1-2 giorni): parametrizzazione delle zone, tariffe, tipi di servizi
2. Formazione dispatcher (2-3 ore): presa in mano dell’interfaccia e delle funzionalità chiave
3. Implementazione corrieri (1 giorno): installazione dell’applicazione mobile e formazione sul campo
4. Aggiustamenti (1 settimana): ottimizzazione delle regole secondo i primi feedback

In meno di 10 giorni, tutto il team è autonomo.

I guadagni misurabili per l’azienda

Oltre al comfort di lavoro del dispatcher, la digitalizzazione con un software TMS genera impatti business concreti. Guadagno di tempo: Tra 1 e 3 ore al giorno secondo il volume di consegne Riduzione degli errori: Diminuzione del 60-80% degli errori di assegnazione o dimenticanza di missioni Miglioramento del tasso di consegna: Meno fallimenti grazie a una migliore comunicazione e ETA affidabili Risparmi di carburante: Dal 15 al 30% di chilometri in meno grazie all’ottimizzazione dei percorsi Soddisfazione del cliente: Meno reclami, più trasparenza sul tracciamento Questi benefici si traducono rapidamente in ROI positivo, spesso già dopo 3-6 mesi di utilizzo.

Le trappole da evitare nella scelta di un software TMS

Non tutti i TMS sono uguali. Ecco i punti di vigilanza: La complessità inutile: Alcune soluzioni sono talmente complete che diventano difficili da gestire. Privilegiate l’ergonomia e la semplicità. La mancanza di flessibilità: I vostri processi sono unici. Il software deve adattarsi al vostro modo di lavorare, non il contrario. L’assenza di accompagnamento: Un buon editore vi forma e vi segue nel tempo. Fuggite le soluzioni “chiavi in mano” consegnate senza supporto. I costi nascosti: Verificate bene cosa è incluso nella tariffa (numero di utenti, volume di SMS, accesso API, ecc.).

Dispatching e IA: verso l’automazione totale?

L’intelligenza artificiale inizia a integrarsi nei software TMS. Alcuni propongono già:

• Suggerimenti di assegnazione basati sull’apprendimento delle abitudini passate
• Previsioni di ritardo prima ancora che si verifichino
• Una riottimizzazione dinamica dei percorsi in caso di imprevisto

In Everest, il nostro assistente IA Walter aiuta i dispatcher a:

• Analizzare le performance in tempo reale
• Ricevere raccomandazioni intelligenti per migliorare l’efficienza
• Creare report automatici sulla produttività

L’obiettivo non è sostituire il dispatcher ma liberarlo dai compiti a basso valore affinché si concentri sulla strategia e la relazione con il cliente.

Cosa apprezzano davvero i dispatcher

Abbiamo intervistato diversi dispatcher utilizzatori di software TMS. Ecco cosa cambia concretamente il loro quotidiano: “Non essere più incollato al telefono. Poter respirare.” “Sapere a colpo d’occhio a che punto è ogni consegna senza disturbare nessuno.” “Avere prove di consegna automaticamente archiviate e accessibili in 10 secondi.” “Poter andare in vacanza senza che tutto crolli, perché i processi sono nello strumento.” “Essere fiero di mostrare un tracciamento professionale ai clienti, piuttosto che rispondere ‘non lo so, verificherò’.” Questi piccoli dettagli del quotidiano fanno tutta la differenza nel tempo.

Dispatcher domani: un mestiere trasformato, non minacciato

La digitalizzazione non fa sparire il mestiere di dispatcher. Lo valorizza eliminando i compiti ingrati e permettendo di concentrarsi su ciò che fa la vera differenza: l’intelligenza operativa, la gestione dei casi complessi, l’ottimizzazione continua. Le aziende che equipaggiano i loro dispatcher con un software TMS moderno constatano rapidamente tre effetti:

• Meno turnover su questo posto stressante
• Crescita delle competenze dei team
• Capacità di assorbire la crescita senza reclutare proporzionalmente

In un settore in tensione sulla manodopera, questo è un vantaggio competitivo maggiore. Il dispatcher rimane il cervello che decide. Ma ormai, dispone di un sistema nervoso digitale che decuplica la sua efficacia. E questo cambia tutto.

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