Comment bien organiser l’affectation des livraisons pour optimiser vos opérations ?

L’efficacité d’une entreprise de transport repose sur une gestion optimale des ressources. Une affectation bien pensée des livraisons permet d’améliorer la productivité, de réduire les coûts et d’offrir une meilleure expérience client. Pourtant, beaucoup d’entreprises rencontrent des difficultés dans cette organisation. Comment bien assigner les bonnes missions aux bons livreurs ? Quelles sont les meilleures pratiques pour fluidifier l’exécution des tournées ?

Dans cet article, nous allons voir comment structurer l’affectation des livraisons pour améliorer vos performances et éviter les erreurs courantes.

Pourquoi une bonne affectation des livraisons est essentielle ?

Attribuer une mission au mauvais livreur ou mal coordonner les trajets entraîne des retards, une hausse des coûts et une dégradation du service client. Une affectation efficace permet de :

• Réduire le nombre de kilomètres parcourus → Moins de carburant consommé et un impact environnemental réduit.
• Maximiser le nombre de livraisons par jour → Une meilleure rentabilité par véhicule et par livreur.
• Améliorer l’expérience client → Moins de retards et une information plus précise sur la livraison.
• Optimiser les coûts opérationnels → Une gestion plus fine des ressources humaines et matérielles.
• Faciliter le travail des livreurs → Moins de stress, des trajets logiques et un temps d’attente réduit entre deux missions.

5 bonnes pratiques pour une affectation optimisée des livraisons

Définir les critères d’affectation dès le départ

Avant même d’assigner une mission, il est crucial d’avoir des règles claires. Voici les critères à prendre en compte :

Localisation : Assigner les livraisons aux livreurs les plus proches du point de départ pour éviter les trajets inutiles.
Capacité du véhicule : Vérifier si le livreur peut transporter la marchandise (vélo, scooter, utilitaire…).
Fenêtre horaire : Prioriser les urgences et éviter les incompatibilités de planning.
Niveau d’expérience : Certaines livraisons nécessitent un livreur plus expérimenté, notamment pour des produits fragiles ou de grande valeur.
Coût de la livraison : Opter pour l’affectation la plus rentable en fonction de la distance et du coût horaire des livreurs.

💡 Astuce : Mettre en place un système de notation des missions en fonction de leur complexité pour faciliter leur répartition.

Automatiser l’affectation pour gagner du temps

L’attribution manuelle des missions prend du temps et laisse place aux erreurs. Une solution digitale permet d’automatiser cette tâche en tenant compte de toutes les contraintes.

• Utiliser un outil de dispatch intelligent : Il attribue les missions en temps réel en fonction des disponibilités et de la localisation des livreurs.
• Créer des règles d’affectation dynamiques : Par exemple, privilégier un coursier vélo pour les trajets courts en centre-ville et un véhicule pour les longues distances.
• Envoyer les notifications automatiquement aux livreurs : Réduire les échanges téléphoniques et accélérer la prise en charge des missions.

💡 Astuce : Un bon outil de dispatch doit permettre une modification rapide des affectations en cas d’imprévu (livreur indisponible, changement d’adresse…).

3️⃣ Anticiper la charge de travail des livreurs

Une répartition équilibrée des missions permet d’éviter la surcharge de certains livreurs et l’inactivité des autres.

• Éviter la sur-sollicitation : Un livreur enchaînant trop de courses risque d’être moins efficace et plus sujet aux erreurs.
• Mutualiser les livraisons : Grouper plusieurs commandes sur un même trajet pour optimiser les déplacements.Prendre en compte les coupures : Les livreurs ont besoin de pauses pour rester performants.

💡 Astuce : Mettre en place un tableau de bord des affectations pour suivre en temps réel la charge de travail des livreurs et ajuster au besoin.

4️⃣ Suivre en temps réel et ajuster les missions

Un bon dispatch ne s’arrête pas à l’affectation initiale. Il faut suivre l’avancement des livraisons et pouvoir réajuster si besoin.

• Utiliser la géolocalisation : Vérifier que les livreurs respectent bien leur itinéraire et anticiper d’éventuels retards.
• Prévoir un plan B : En cas d’annulation ou de problème, un autre livreur doit pouvoir reprendre la mission immédiatement.
• Analyser les performances : Étudier les temps de trajet, les retards et la satisfaction client pour affiner les futurs dispatchs.

💡 Astuce : Envoyer des notifications clients automatisées pour les tenir informés en cas de retard et limiter les appels au service client.

5️⃣ Impliquer les livreurs dans le process d’optimisation

Les livreurs sont les premiers concernés par l’organisation des tournées. Leur retour est précieux pour améliorer l’affectation.

• Créer un canal de communication : Slack, WhatsApp ou une messagerie interne pour gérer les retours et problèmes en direct.
• Analyser les feedbacks : Certains trajets sont-ils trop longs ? Certains créneaux trop chargés ?
• Mettre en place un système de notation : Permettre aux livreurs d’évaluer la facilité des missions et de signaler d’éventuelles difficultés.

💡 Astuce : Organiser un point hebdomadaire pour discuter des améliorations à apporter sur l’affectation des livraisons.

Conclusion : L’affectation des livraisons, un levier clé d’optimisation

Une bonne organisation du dispatch améliore la rentabilité, réduit les coûts et fluidifie les opérations. En combinant règles d’affectation claires, automatisation et suivi en temps réel, il est possible de gagner en efficacité tout en offrant une meilleure expérience aux livreurs et aux clients.