Preuves de livraison : quelles sont vos obligations légales en 2025 ?
La traçabilité des livraisons est un enjeu majeur pour les entreprises de transport et de logistique. En 2025, les réglementations se durcissent pour garantir plus de transparence, protéger les consommateurs et encadrer les obligations des transporteurs.
Quelles sont les exigences légales en matière de preuves de livraison ? Comment bien archiver ces documents pour être en conformité ? Ce guide vous donne un aperçu des obligations à respecter et des meilleures pratiques pour sécuriser vos livraisons.
Pourquoi la preuve de livraison est-elle essentielle ?
La preuve de livraison permet de confirmer qu’un colis a bien été remis au destinataire. Elle sécurise les échanges entre transporteurs, clients et entreprises expéditrices.
Un élément clé de la traçabilité
Chaque livraison doit pouvoir être suivie et justifiée à chaque étape du processus. Sans preuve, une entreprise peut être tenue responsable en cas de contestation.
Un outil de transfert de responsabilité
Une fois la livraison validée, la responsabilité du transporteur s’arrête. En cas de litige, la preuve de livraison protège contre les réclamations abusives.
Une exigence réglementaire croissante
Les réglementations évoluent pour imposer un suivi plus strict des livraisons, notamment dans les secteurs sensibles comme l’alimentaire ou le médical.
Les différentes formes de preuves de livraison en 2025
La digitalisation a transformé la gestion des preuves de livraison avec une multitude de formats en vigueur aujourd’hui.
La signature électronique
Elle est la plus répandue. Le destinataire signe sur un terminal mobile, ce qui permet une validation immédiate et un archivage numérique sécurisé.
La capture photo
Très utilisée dans le e-commerce, elle permet de prouver qu’un colis a été déposé à l’adresse indiquée, même en cas d’absence du destinataire.
Le scan de code-barres ou QR code
Cette méthode permet d’enregistrer précisément la livraison en scannant un code unique associé au colis.
Les codes PIN ou OTP (One-Time Password)
Certains transporteurs envoient un code unique au destinataire, qui doit le communiquer au livreur pour valider la livraison.
Quelles sont les obligations légales en 2025 ?
Les exigences réglementaires en matière de traçabilité et d’archivage des preuves de livraison varient selon les pays et les secteurs d’activité.
Archivage et conservation des preuves
En 2025, la réglementation impose aux transporteurs de conserver les preuves de livraison pendant au moins 6 ans pour des raisons fiscales et légales.
Respect du RGPD et protection des données
Les preuves de livraison contenant des données personnelles doivent être stockées et traitées conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Dématérialisation et fiabilité juridique
Les entreprises abandonnent petit à petit le papier au profit de solutions numériques. Cependant, ces preuves doivent garantir l’intégrité des données et être infalsifiables.
Obligation d’information du client
Les transporteurs doivent informer le destinataire de l’état de sa livraison en temps réel et lui permettre d’accéder facilement aux preuves de livraison.
Comment garantir la conformité de vos preuves de livraison ?
Respecter la réglementation passe par l’adoption de bonnes pratiques et d’outils adaptés.
Mettre en place une solution de gestion numérique
Un bon logiciel de traçabilité permet d’automatiser la collecte et l’archivage des preuves de livraison.
S’assurer de la sécurité des données
Vous devez stocker les preuves sur des serveurs sécurisés avec un accès restreint aux personnes autorisées.
Standardiser les processus internes
Définissez des protocoles clairs pour la validation et l’enregistrement des preuves, afin d’éviter toute contestation.
Conclusion
Les obligations légales en matière de preuves de livraison évoluent vers plus de digitalisation et de transparence. Pour rester en conformité en 2025, les transporteurs doivent adopter des solutions numériques fiables et sécurisées.
L’archivage, la protection des données et la traçabilité sont désormais des piliers incontournables d’une logistique efficace et conforme aux exigences réglementaires.
