Comment un laboratoire multi-sites a sécurisé la traçabilité de ses prélèvements inter-sites avec Everest
Sommaire
- Quand 15 sites de prélèvements ne parlent plus le même langage
- Le vrai problème : pas l’organisation, la preuve
- Everest : de la logistique à la sécurisation réglementaire
- Ce que ça change, concrètement
- Les résultats
- Ce que ce cas nous dit sur votre secteur
Dans le secteur de la biologie médicale, un prélèvement mal tracé n’est pas qu’un incident logistique. C’est un risque réglementaire, une responsabilité médicale, parfois une décision clinique remise en question. Ce laboratoire régional l’avait compris — mais ses outils, eux, n’étaient pas à la hauteur.
Quand 15 sites de prélèvements ne parlent plus le même langage
Présent dans plusieurs départements, ce laboratoire d’analyses médicales gère quotidiennement un ballet logistique exigeant : 15 sites de prélèvements, un plateau technique central, des tournées récurrentes matin et soir, des transports urgents imprévisibles, et une flotte mixte entre coursiers salariés et prestataires externes.
Plusieurs milliers de prélèvements tracés chaque mois. Autant d’échantillons biologiques qui, avant Everest, traversaient le territoire sans laisser de trace numérique exploitable.
Sur le papier, l’organisation tenait. Dans la réalité opérationnelle, les failles s’accumulaient.
« Nous avions les données, mais pas une vision consolidée et exploitable. »
Les équipes savaient quand les livreurs partaient. Elles ne savaient pas toujours quand — ni dans quelles conditions — les prélèvements arrivaient.
Le vrai problème : pas l’organisation, la preuve
Avant de déployer Everest, le laboratoire faisait face à des défis concrets que les équipes terrain connaissaient parfaitement :
- Aucune visibilité en temps réel sur l’avancement des tournées
- Impossibilité de prouver précisément l’heure d’enlèvement et de livraison en cas de contrôle
- Données de température collectées, mais non rattachées aux prélèvements concernés
- Gestion des urgences chronophage et désorganisatrice pour l’ensemble de la tournée
- Risque réglementaire latent à chaque audit
Le défi n’était pas de tout réinventer. C’était de digitaliser la chaîne de transport sans bouleverser l’organisation existante — et de transformer des données éparses en preuves opposables.
Everest : de la logistique à la sécurisation réglementaire
Après analyse des besoins, le laboratoire choisit Everest pour centraliser ses flux et structurer sa traçabilité. L’objectif n’était pas simplement d’optimiser les trajets — c’était de maîtriser chaque étape de la chaîne pré-analytique, du prélèvement au plateau technique.
Des tournées planifiées, enfin pilotées
Les tournées quotidiennes entre les 15 sites, le plateau technique et les autres points de collecte comme les pharmacies partenaires ont été modélisées dans Everest : planification automatique par jour et par zone, affectation intelligente aux coursiers, optimisation des trajets selon les contraintes horaires, rééquilibrage de la charge entre salariés et prestataires.
Le résultat ? Le planificateur dispose désormais d’une vue globale, en temps réel, et peut ajuster les tournées en quelques clics — sans appels téléphoniques en cascade.
Les urgences, sans effet domino
Un examen prioritaire, un prélèvement critique à acheminer immédiatement : avant Everest, une urgence pouvait désorganiser l’ensemble d’une tournée. Aujourd’hui, elle s’intègre en temps réel, déclenche un recalcul d’itinéraire et notifie instantanément le chauffeur concerné. Les urgences ne désorganisent plus — elles s’absorbent.
Le scan comme acte de traçabilité
C’est là que tout change. À chaque enlèvement, le livreur scanne le site de prélèvement et les contenants. Everest génère automatiquement un colis numérique contenant :
- La référence mission
- Le site d’origine
- L’heure d’enlèvement (horodatée, géolocalisée)
- L’identité du livreur
- Les conditions de transport
À la livraison sur le plateau technique, un second scan confirme la réception avec horodatage opposable. Chaque prélèvement est tracé, de l’enlèvement à la livraison, sans intervention manuelle.
Les données environnementales, enfin accessibles — et opposables
C’est souvent le maillon faible des chaînes de transport médical : les capteurs existent, les données sont collectées quelque part, mais personne ne sait vraiment comment les retrouver, les lire, ni les rattacher à un prélèvement précis au moment où on en a besoin. Le résultat ? Des données qui dorment, inutilisables en cas de contrôle.
Avec Everest, c’est l’inverse. Les capteurs embarqués dans les véhicules (température, humidité, CO₂) transmettent en continu leurs mesures, directement associées à la mission en cours et donc aux échantillons concernés. À tout moment, depuis le back-office, la personne concernée peut accéder d’un clic à la courbe complète d’une tournée — sans avoir à fouiller un logiciel tiers, exporter des fichiers CSV ou relancer le prestataire de capteurs.
Une courbe de température lisible, rattachée à chaque bon de livraison
Le point clé : la courbe de température est intégrée directement dans le bon de livraison généré par Everest. Pas en annexe, pas dans un rapport séparé — dans le document lui-même, au même titre que l’heure d’enlèvement ou l’identité du livreur.
Ce que le bon de livraison contient :
- La courbe de température sur toute la durée de la mission (de l’enlèvement à la livraison)
- Les valeurs min / max enregistrées
- L’indication visuelle des plages conformes (zone verte) et des dépassements éventuels (zone rouge)
- L’horodatage de chaque relevé
Des alertes en temps réel — pas après coup
Pour chaque véhicule ou type de mission, des seuils sont configurés dans Everest : valeur cible, plage de tolérance, délai avant déclenchement. Le système surveille en continu et, dès qu’une anomalie est détectée, l’alerte part immédiatement — sans attendre la fin de la tournée, sans dépendre de la vigilance du chauffeur.
Concrètement, en cas de dépassement de seuil :
- Notification push dans le back-office Everest — visible instantanément par le dispatcheur
- Email automatique envoyé aux interlocuteurs configurés (exploitation, direction, responsable qualité)
- SMS possible pour les situations les plus critiques
Chaque alerte est horodatée, tracée, et consultable dans l’historique de la mission. Ce n’est pas juste un signal sonore qui disparaît — c’est une preuve de réactivité archivable.
On ne réagit plus après la livraison en espérant que tout s’est bien passé. On sait, en temps réel, si un problème survient — et on peut agir avant que le prélèvement soit compromis.
Accessible à tout moment, par les bonnes personnes
Les données de température ne sont pas réservées à l’IT ou au prestataire de capteurs. Dans Everest, n’importe quel utilisateur habilité peut consulter les courbes d’une mission passée ou en cours, directement depuis le back-office, sans export ni manipulation technique.
- Filtrage par date, par tournée, par véhicule
- Visualisation graphique immédiate
- Export en un clic pour intégration dans un rapport qualité ou un dossier d’audit
C’est cette accessibilité qui change tout : les données ne sont plus un rapport technique que personne ne lit — elles deviennent un outil de pilotage quotidien.
L’audit en quelques clics
Chaque mission génère automatiquement un historique complet : données environnementales, preuves de passage, scans réalisés, horodatages. Tout est centralisé, exportable, opposable. Le temps de préparation aux audits a été réduit de 70% — fini la chasse aux documents dispersés dans plusieurs systèmes.
Ce que ça change, concrètement
Chaque mission est désormais géolocalisée, horodatée, documentée, traçable par échantillon, supervisée en temps réel et opposable en cas de contrôle.
On ne parle plus d’organisation logistique. On parle de sécurisation réglementaire.
Les résultats
| Avant Everest | Après Everest |
|---|---|
| Suivi déclaratif et fragmenté | Traçabilité 100% des prélèvements mensuels |
| Données environnementales isolées | Données centralisées et contextualisées par mission |
| Réaction tardive aux anomalies | Alertes immédiates configurables par rôle |
| Préparation aux audits chronophage | -70% de temps consacré à la préparation des contrôles |
| Urgences déstabilisatrices | Intégration temps réel sans effet domino |
| Friction entre salariés et prestataires | Collaboration harmonisée dans un seul outil |
Ce que ce cas nous dit sur votre secteur
La logistique médicale ne ressemble à aucune autre. Les délais sont serrés, les conditions de transport sont contraintes, et la réglementation ne laisse aucune place à l’approximation. Everest ne prétend pas être un outil médical — c’est un outil logistique conçu pour des environnements où la rigueur est non négociable.
Ce laboratoire est passé d’un suivi fragmenté et déclaratif à une supervision proactive et centralisée de ses transports critiques. Sans refonte totale de son organisation. Sans friction pour les équipes terrain.
Vous gérez des transports à contraintes fortes ? Découvrez comment Everest peut s’adapter à vos exigences.
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