Gestion des données personnelles de livraison, tracking des livreurs : quelles sont vos obligations légales en 2025 ?

Les entreprises de transport collectent et traitent chaque jour des volumes importants de données liées aux livraisons. De l’identité du destinataire aux preuves de livraison en passant par la géolocalisation des véhicules, ces informations sont essentielles à la traçabilité et à l’optimisation des opérations. Mais elles sont aussi encadrées par des obligations légales strictes.

En 2025, la réglementation impose des règles précises sur la conservation, la sécurisation et l’exploitation des données. Ne pas les respecter peut entraîner des sanctions financières et nuire à la réputation de l’entreprise. Alors, quelles sont ces obligations et comment s’assurer d’être en conformité ?

Quelles données sont concernées par la réglementation ?

Toutes les informations collectées dans le cadre des livraisons ne sont pas soumises aux mêmes exigences. Il est essentiel de bien identifier les types de données pour appliquer les bonnes pratiques.

Les données personnelles des clients

L’acheteur, le destinataire, l’adresse de livraison et le numéro de téléphone sont des données personnelles protégées par le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Elles nécessitent un traitement conforme et ne peuvent être conservées indéfiniment.

Les données de traçabilité des livraisons

Les informations sur le statut des livraisons, les scans de colis, les signatures électroniques et les preuves de passage doivent être archivées pour des raisons légales et contractuelles. Elles sont essentielles pour répondre aux litiges.

Les données de géolocalisation des véhicules

Les entreprises utilisent de plus en plus le tracking en temps réel. Mais les positions GPS des chauffeurs sont considérées comme des données sensibles car elles concernent des individus. Leur collecte et leur stockage doivent respecter des règles précises.

Quelles sont les obligations légales en 2025 ?

Les entreprises de transport et de logistique doivent se conformer à plusieurs obligations pour sécuriser et utiliser ces données correctement.

Respect du RGPD

Le RGPD impose plusieurs principes clés :

• Finalité claire : ne collecter que les données nécessaires à la livraison et au suivi client.
• Conservation limitée : fixer une durée précise pour la conservation des informations personnelles.
• Sécurisation : mettre en place des mesures de protection contre les fuites et les cyberattaques.

Durée de conservation des données

En 2025, la durée de conservation des données varie selon leur nature :

• Données personnelles des clients : en général, suppression ou anonymisation après 12 à 24 mois.
• Preuves de livraison (POD) : conservation recommandée entre 3 et 5 ans pour des raisons légales.
• Géolocalisation des véhicules : en fonction des contrats de travail, conservation limitée (souvent 30 jours maximum).

Archivage et accès réglementé

Les données critiques doivent être stockées dans des serveurs sécurisés et accessibles uniquement par les employés autorisés. Pour certaines informations, des accès doivent être limités (ex. : les chauffeurs ne doivent pas pouvoir voir les données GPS de leurs collègues).

Comment assurer la conformité de son entreprise ?

Mettre en place une politique de gestion des données

Chaque entreprise doit formaliser un document interne décrivant :

• Quelles données sont collectées
• Qui peut y accéder
• Combien de temps elles sont conservées
• Comment elles sont sécurisées

Cette documentation est essentielle en cas de contrôle.

S’assurer d’utiliser des solutions conformes

Les logiciels de gestion de livraison et les TMS (Transport Management Systems) doivent intégrer des fonctionnalités de gestion des données conformes aux normes européennes. Opter pour un prestataire certifié RGPD est un atout majeur.

Sensibiliser les équipes

La conformité ne dépend pas seulement des outils utilisés. Il est crucial de former les équipes logistiques et informatiques aux bonnes pratiques de gestion des données, notamment pour éviter les erreurs humaines (ex. : accès non autorisé, suppression accidentelle).

Quels sont les risques en cas de non-conformité ?

Le non-respect des obligations légales peut entraîner des sanctions financières et des pertes de confiance.

Amendes RGPD

La CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) peut infliger des sanctions pouvant atteindre 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial ou 20 millions d’euros pour les entreprises en infraction.

Risques de litiges

Sans une gestion rigoureuse des preuves de livraison et des données de traçabilité, une entreprise peut être exposée à des réclamations clients et à des actions en justice.

Atteinte à la réputation

Un incident de sécurité (vol de données, mauvaise gestion des preuves de livraison) peut fortement nuire à l’image de l’entreprise et faire fuir les clients.

Conclusion : Anticiper les évolutions pour sécuriser son activité

En 2025, la gestion des données de livraison est plus que jamais un enjeu stratégique. Respecter les réglementations en vigueur, sécuriser les informations et sensibiliser ses équipes sont des impératifs pour garantir la conformité et préserver la confiance des clients.

En s’appuyant sur des outils adaptés et des bonnes pratiques, les entreprises peuvent transformer ces contraintes en opportunités pour améliorer leur efficacité et leur relation client.