5 erreurs courantes dans la gestion des preuves de livraison (et comment les éviter)
Dans le secteur de la logistique et de la livraison, la gestion des preuves de livraison est un enjeu crucial. Une erreur dans ce domaine peut entraîner des litiges, une perte de confiance des clients et des coûts supplémentaires. Pourtant, de nombreuses entreprises continuent de commettre des erreurs évitable. Voici les cinq erreurs les plus courantes et comment les corriger.
1. Ne pas collecter de preuve de livraison dématérialisée
Erreur : Se fier uniquement aux bons de livraison papier
Certaines entreprises utilisent encore exclusivement des preuves de livraison papier signées par le destinataire. Or, ces documents peuvent être perdus, endommagés ou contestés. En cas de litige, il devient difficile d’apporter une preuve tangible de la réception.
Solution : Adopter une solution numérique
Optez pour une collecte électronique des preuves de livraison. La signature numérique, la prise de photo, ou encore la validation par code SMS offrent des garanties supplémentaires et permettent un archivage immédiat et sécurisé.
2. Ne pas standardiser les preuves de livraison
Erreur : Utiliser différents formats de preuve selon les clients
Certaines entreprises adaptent leurs processus en fonction des exigences de chaque client, ce qui peut créer de la confusion et rendre la vérification des livraisons fastidieuse.
Solution : Définir un protocole unique
Standardisez la collecte des preuves de livraison avec des formats homogènes : signature électronique, photo géolocalisée, horodatage automatique. Cela facilite la gestion des litiges et améliore la traçabilité.
3. Ne pas assurer l’archivage et l’accessibilité des preuves
Erreur : Ne pas stocker correctement les preuves de livraison
Si les preuves sont mal organisées ou stockées temporairement, il devient difficile de les retrouver en cas de contestation.
Solution : Utiliser un système de stockage centralisé
Un logiciel de gestion des livraisons doit intégrer un système de stockage cloud pour garantir une accessibilité rapide et une sécurisation des données.
4. Ne pas informer le client en temps réel
Erreur : Ne pas envoyer d’accusé de réception
Si le client ne reçoit pas de notification immédiate, il peut supposer que la livraison n’a pas été effectuée, ce qui peut générer des appels inutiles au service client.
Solution : Automatiser les notifications de confirmation
Configurez des alertes automatiques envoyées au client par e-mail ou SMS dès qu’une preuve de livraison est enregistrée. Cela renforce la confiance et réduit la charge de travail du service client.
5. Ne pas contrôler la fiabilité des preuves collectées
Erreur : Accepter des preuves de livraison incomplètes
Un bon de livraison mal rempli, une signature illisible ou une photo floue peuvent remettre en question la validité d’une preuve de livraison.
Solution : Former les livreurs et utiliser des outils de vérification
Sensibilisez vos livreurs à l’importance de capturer des preuves claires et exploitables. Implémentez un système de contrôle automatique pour signaler les preuves non conformes.
Conclusion
Une gestion efficace des preuves de livraison est essentielle pour garantir la satisfaction client et réduire les risques de litige. En adoptant des solutions numériques, en standardisant vos processus et en automatisant la communication avec vos clients, vous améliorerez la traçabilité et optimiserez vos opérations logistiques.
