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Livraison : Comment automatiser la génération de ses factures pour se faire payer plus rapidement par ses clients ?

19 février 2025

L’importance de l’automatisation de la facturation en livraison

Dans le secteur du transport et de la logistique, la facturation peut vite devenir une source de complexité. Entre la gestion des grilles tarifaires, la prise en compte des prestations effectuées et le respect des délais de paiement, une mauvaise gestion de la facturation peut engendrer des retards de paiement et une dégradation de la trésorerie. L’automatisation de ce processus permet de structurer la génération des factures et de s’assurer d’un paiement plus rapide par les clients.

Paramétrer les grilles tarifaires pour une valorisation automatique des livraisons

L’automatisation commence par la mise en place de grilles tarifaires adaptées à chaque client et à chaque type de prestation. Les critères de facturation peuvent inclure :

  • Le type de prestation (livraison express, standard, internationale)
  • La distance parcourue et la zone géographique concernée
  • Le volume et le poids des colis transportés
  • Les suppléments liés à des services optionnels (stockage, manutention, frais d’attente)

Dans un logiciel de gestion des livraisons (TMS), ces paramétrages permettent de calculer automatiquement le montant à facturer pour chaque prestation, en évitant les erreurs manuelles.

Définir la fréquence de création des factures

Les entreprises peuvent opter pour plusieurs fréquences d’émission des factures :

  • Mensuelle : recommandée pour les grands comptes avec un fort volume de prestations
  • Bimensuelle : permet un meilleur suivi intermédiaire pour les clients réguliers
  • Hebdomadaire : idéal pour des clients avec un cycle de facturation court

Un bon outil de gestion permet de configurer cette fréquence pour chaque client afin de s’assurer que la facturation suit un cycle préétabli et prévisible.

Automatiser la vérification et la validation des factures

Avant l’envoi des factures aux clients, il est essentiel de vérifier leur exactitude. Les points de contrôle à mettre en place incluent :

  • La cohérence entre les prestations réalisées et les tarifs appliqués
  • La vérification des données de livraison (preuves de livraison, statuts)
  • L’intégration des réductions ou suppléments éventuels

Certains logiciels de facturation intègrent des règles de validation automatique pour signaler toute anomalie et ainsi limiter les litiges.

Envoyer automatiquement les factures aux clients

Une fois validées, les factures doivent être envoyées de manière efficace. Plusieurs options existent :

Une solution d’automatisation peut notifier automatiquement les clients à chaque nouvelle facture émise, réduisant ainsi le risque d’oubli ou de retard de paiement.

Suivre les paiements et automatiser les relances

L’automatisation de la facturation ne s’arrête pas à l’émission des factures. Un bon système doit aussi permettre de :

  • Suivre les paiements en temps réel
  • Envoyer des rappels automatiques pour les factures en attente
  • Bloquer l’accès à certains services en cas d’impayés prolongés

Conclusion

Automatiser la facturation permet aux entreprises de transport et de logistique de réduire les erreurs, d’accélérer les paiements et d’améliorer la relation client. En adoptant une solution adaptée à leur activité, elles peuvent se concentrer sur leur performance opérationnelle et optimiser leur rentabilité.

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